samsul.arifin: Januari 2014

Pengertian DFD

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Latar belakang DAD

Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil dan untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu “dikembangkan” untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.

Tips-tips dalam membuat DFD

Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah
Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda
Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu)
Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya
Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya
Banyaknya proses yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses
Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama)
Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi
Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik
Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity
Aliran data untuk Proses Report .. : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report
Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

Untuk memudahkan ‘cerita’, maka aliran data tersebut dibuat simbol-simbol. Sumbol “Sumber” dan “Tujuan” sama yaitu persegi panjang yang disebut dengan “Terminator” atau “External Entity.” Di dalam kotak tersebut berisikan nama pihak yang berperan. Contoh:

Gambar 1. Terminator “Mahasiswa”

Terminator adalah pihak (sumber atau tujuan) yang berhubungan langsung dengan sistem, ia adalah pihak yang langsung memberi data ke sistem, atau menerima informasi secara langsung dari sistem. Jadi, dalam sistem pengisian KRS mahasiswa di PSMA-Online, terminator “Mahasiswa” diperbolehkan ada karena mahasiswa akan mengubah data secara langsung yang ada di sistem (misalkan data jumlah pengambil mata kuliah tertentu), tetapi terminator “Orang-tua” tidak boleh ada meskipun ia yang membayar uang kuliah si mahasiswa, karena orang-tua tidak secara langsung mengubah data di sistem, ia mengubahnya melalui mahasiswa (anaknya).

Di dalam sistem pengisian KRS, “staf” yang bertugas juga tidak boleh dijadikan terminator, karena mereka adalah internal entity, bukan external entity (pihak yang berada di luar sistem, tetapi mempengaruhi sistem secara langsung). Dalam pengisian KRS, staf yang dapat dianggap sebagai terminator adalah Kepala BAAK karena ia tidak berkecimpung secara langsung di sistem pengisian KRS, tetapi ia dapat menerima informasi dari hasil pengisian KRS.

Jadi, sebelum membuat DFD, hal yang perlu dianalisis adalah “siapa saja yang akan berhubungan dengan sistem atau siapa saja yang akan menggunakan sistem, baik sebagai pemberi data maupun penerima informasi”

Setelah diketahui sumber dan tujuannya, maka hal berikut yang perlu dianalisis adalah “data apa yang diberikan oleh sumber atau diterima oleh tujuan ?.” Data itu bisa berupa satuan data maupun paket data, baik itu data manual maupun data elektronik. Aliran dari dari sumber atau ke tujuan disebut dengan “data flow” atau arus data. Simbolnya adalah sebuah garis (baik garis lurus, melengkung atau siku yang memiliki arah (mata panah). Di dekatnya (di atas atau di bawahnya, dan mendekati mata panahnya) diberi data yang dibawa. Berikut contohnya:

Gambar 2. Arus data “Formulir Rencana Studi”

Jika terminator “Mahasiswa” digabung dengan arus datanya yang menjadi:

Gambar 3. Terminator “Mahasiswa” memberi data “Formulir Rencana Studi”

Maka itu berarti, mahasiswa membawa data (untuk sistem) yang berupa Formulir Rencana Studi yang di dalamnya berisi biodata mahasiswa (NPM, Nama, Kelas) dan daftar mata kuliah yang akan diambilnya.

Simbol berikutnya adalah simbol “Proses,” yaitu simbol yang menjelaskan proses yang dilakukan terhadap data yang diberikan. Proses disimbolkan dengan lingkaran yang di dalamnya ditulis proses ke berapa, dan apa proses yang dilakukan. Berikut contohnya:

Gambar 3. Proses “Mengecek Keabsahan Mahassiwa”

Jika digabung dengan dua simbol sebelumnya menjadi:

Gambar 4. Penggabungan tiga simbol.

Dari ketiga simbol tersebut, ceritanya adalah “mahasiswa datang membawa formulir rencana studi ke sistem dan proses yang pertama kali dilakukan oleh sistem adalah mengecek keabsahan mahasiswa.”

Apa yang dicek untuk mengetahui keabsahan mahasiswa ?, bisa jadi NPM atau yang ditulis salah, bisa juga jadwal pengisian untuk kelasnya bukan di sesi ini, dan sebagainya. Dengan apa sistem mengeceknya ?. Yang dikatakan sistem di sini adalah sistem komputerisasinya dan/atau staf yang bertugas (internal entity). Mengeceknya bisa dilakukan dengan membaca filedata oleh softwarenya, misalnya file MAHASISWA, bisa juga staf mengecek melalui jadwal pengisian KRS.

Simbol untuk melambangkan berkas yang akan dibaca atau ditulis disebut dengan “Data Store” atau penyimpan data. Lambang yang digunakan adalah dua garis paralel yang di antaranya ditulis nama berkasnya. Contoh:

Gambar 5. Data store “MAHASISWA”

Jika digabung dengan sebelumnya dan dilengkapi menjadi:

Gambar 6. Keempat simbol dalam DFD

Jadi, pada proses nomor 1, sistem akan mengecek keabsahan mahasiswa melalui dua berkas, yaitu berkas “Mahasiswa” atau file mahasiswa yang berisi biodata mahasiswa dan berkas “Jadwal” yang bisa merupakan dokumen manual yang dicek oleh staf.

Dapat diperhatikan bahwa arah panah ke luar meninggalkan data store yang dapat berarti berkas tersebut hanya “dibaca” dan tidak akan mengubah isi yang data sudah ada di dalamnya. Berbeda jika arah panahnya masuk ke arah data store yang berarti ada kegiatan menulis atau mencatat data ke dalam data store sehingga isi data store tersebut akan berubah, misalkan:

Gambar 7. Proses perekaman data

Jadi, ada 4 simbol di dalam DFD, yaitu (1) Terminator, (2) data flow, (3) process, dan (4) data store.

Contoh cara pembuatan DFD

Awalnya ga ada niat bikin beginian, tapi karna gw pelupa dan waktunya bikin TA ( Tugas Akhir ) gw pusing sendiri akhirnya gw tulis aja nih cara2nya disini biar kalo lupa lagi tinggal buka aja ini tulisan. Dan siapa tau aja ada juga yang butuhin ini tulisan, berbagi ilmu kan pahala :).

Oke langsung aja :

1. Buka Ms Visio

2. Pilih Template dengan mengklik menu di sebelah kiri yang bertuliskan flowchart >> kemudian pilih Data Flow Diagram >> pilih radio button US units >> lalu klik create

Ini Tampilan Lembar Kerjanya

3. Drag and drop shape Data Process ke kertas kerja. Untuk menyisipkan text bisa langsung double klik data process-nya

4. Karna kali ini yang akan gw pake adalah shapes lingkaran (Data Process) , Persegi panjang (External interator) , garis dan persegi panjang yang satu sisinya terbuka dan di template ini ada salah satu shapes yg ga ada jd gw tambahin shapes dari template lain, cara menambahkannya adalah cukup ketik di kotak search.

Buat nyari2 shape yg dbutuhin tinggal coba aja liat2 dulu semua template